Audit printer kantor membantu perusahaan memahami apakah perangkat yang ada sudah sesuai dengan pekerjaan sehari-hari. Antrean panjang belum tentu selalu membutuhkan mesin baru. Penyebabnya bisa terkait penempatan, pembagian pekerjaan, pengaturan pengguna, atau gangguan pada perangkat tertentu.
Audit sederhana menggabungkan inventaris, penggunaan, biaya, dan pengalaman pengguna. Hasilnya menjadi dasar diskusi tentang penambahan mesin, penggantian perangkat, atau pengelolaan layanan yang lebih terstruktur.
Mulai dari inventaris perangkat
Buat satu daftar yang mencakup lokasi, model, fungsi, kepemilikan atau sewa, serta penanggung jawab. Catat kemampuan penting seperti A3, warna, duplex, dan scan. Tandai perangkat yang tidak lagi digunakan agar jumlah mesin pada daftar tidak disamakan dengan kapasitas operasional nyata.
Periksa pula pekerjaan khusus. Satu perangkat dengan volume rendah mungkin tetap diperlukan untuk dokumen tertentu. Karena itu, keputusan pengurangan perangkat tidak cukup dibuat hanya dari jumlah halaman.
Kumpulkan volume pada periode yang sama
Gunakan meter perangkat atau laporan pengelolaan cetak yang tersedia. Ambil angka awal dan akhir pada periode yang konsisten. Pisahkan mono dan warna apabila datanya tersedia, serta catat apakah laporan menghitung sisi cetak atau lembar kertas.
Untuk contoh, jika meter naik dari 12.000 ke 15.500 pada satu bulan, selisihnya 3.500 unit sesuai definisi meter tersebut. Angka ini merupakan ilustrasi perhitungan. Jangan langsung membandingkan meter dari sistem berbeda sebelum memastikan definisinya sama. Baca cara menentukan volume cetak bulanan untuk memulai pencatatan.
Catat biaya yang benar-benar terkait
- Biaya sewa atau kepemilikan sesuai periode evaluasi.
- Toner, supplies, parts, dan service yang belum termasuk layanan.
- Kertas serta kebutuhan media khusus.
- Biaya kunjungan atau pengiriman yang relevan.
- Gangguan pekerjaan yang dapat didokumentasikan.
Hindari menghitung komponen dua kali. Jika toner sudah termasuk biaya per halaman, jangan menambahkan asumsi toner lagi ke perhitungan yang sama. Cocokkan ruang lingkup layanan dengan catatan biaya aktual dan perhitungan biaya cetak kantor.
Hubungkan data dengan pengalaman pengguna
Tanyakan kapan antrean muncul, siapa yang mencetak pekerjaan besar, dan perangkat mana yang sering dipakai untuk scan. Catat apakah pengguna harus berjalan jauh atau memindahkan pekerjaan ketika satu mesin bermasalah. Gabungkan jawaban dengan data volume agar keputusan tidak hanya didasarkan pada keluhan paling keras.
Perhatikan kebutuhan akses dan kerahasiaan dokumen. Pemindahan perangkat ke area bersama perlu mempertimbangkan cara dokumen diambil dan siapa yang dapat mengaksesnya. Jangan menjadikan konsolidasi sebagai alasan untuk mengabaikan kebutuhan keamanan.
Susun tindakan berdasarkan masalah yang terbukti
- Perbaiki pengaturan atau alur yang mengakibatkan cetak ulang.
- Evaluasi penempatan dan pembagian pekerjaan antarmesin.
- Periksa perangkat yang sering mengalami gangguan.
- Bandingkan kapasitas dengan pola penggunaan dan kebutuhan fungsi.
- Pertimbangkan penambahan atau penggantian jika masalah tetap tidak teratasi.
Untuk lingkungan dengan banyak perangkat atau lokasi, Managed Print Services dapat dibahas sebagai pendekatan pengelolaan. Ruang lingkupnya perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan, bukan diasumsikan identik pada setiap penawaran.
Hasil akhir audit printer kantor
Target audit adalah daftar tindakan yang memiliki alasan, penanggung jawab, dan cara evaluasi. Setelah perubahan diterapkan, bandingkan kembali volume, gangguan, dan pengalaman pengguna pada periode berikutnya. Simpan data seperlunya dengan akses yang sesuai kebijakan organisasi.
Jika perusahaan belum memiliki data yang rapi, mulai dari satu lantai atau satu kelompok perangkat. Gunakan Print Environment Assessment Nusaprint untuk membahas kondisi awal sebelum menentukan investasi perangkat berikutnya.
