Banyak manajer kantor sering kali terkejut saat melihat besarnya anggaran operasional untuk pencetakan di akhir tahun. Masalah utamanya sering kali terletak pada ketidaktahuan mengenai biaya riil percetakan. Kebanyakan perusahaan hanya menghitung harga kertas, padahal ada komponen lain yang jauh lebih memberatkan jika tidak dikelola dengan baik. Pelajari cara menghitung biaya cetak secara akurat adalah langkah awal menuju efisiensi.
Untuk mendapatkan angka yang presisi, Anda harus menggunakan metode Cost Per Page (CPP) atau biaya per lembar. Rumus dasarnya adalah total pengeluaran habis pakai dan pemeliharaan dibagi dengan total estimasi volume cetakan selama masa pakai mesin.
Komponen pertama yang paling terasa adalah toner dan tinta. Jangan hanya melihat harga botol atau kartrid tonernya, tetapi lihat page yield (daya cetak) yang tertera di spesifikasi. Misalnya, sebuah toner seharga Rp1.000.000 yang bisa mencetak 10.000 lembar memiliki biaya toner sebesar Rp100 per lembar. Namun, perhitungan ini belum selesai.
Anda juga harus memasukkan biaya komponen habis pakai lain (sparepart) seperti drum unit, fuser film, dan developer roll. Komponen ini tidak berganti setiap saat, tetapi harganya mahal dan harus diamortisasi (dibagi rata) per lembar cetak. Jika diabaikan, Anda akan mengalami “sticker shock” saat mesin rusak dan memerlukan penggantian part besar.
Terakhir, jangan lupa faktor listrik dan tenaga kerja. Mesin fotokopi digital modern memang hemat energi, tetapi konsumsi listrik tetap ada, terutama saat mesin berada dalam mode standby atau pemanasan awal. Selain itu, biaya tak langsung seperti kegagalan kertas (paper jam) yang mengganggu produktivitas karyawan juga merupakan bentuk biaya cetak yang perlu dipertimbangkan.
Dengan memahami dan menghitung seluruh elemen ini, perusahaan dapat menentukan kebijakan cetak yang lebih ketat, membandingkan penawaran sewa vs beli secara objektif, dan akhirnya menekan pengeluaran operasional secara signifikan.
Dapatkan hitungan kalkulator sewa mesin fotokopi tepat dan akurat tanpa ada biaya tersembunyi, dari pada Anda ribet untuk cara menghitung biaya cetak di kantor atau perusahaan, dan saat ini Nusaprint sedang mengadakan promo sewa mesin fotokopi A3 warna, jangan ketinggalan dan jangan sampai kehabisan.
Salam
